Phần cuối cùng của Bản tin nổi bật về hiện đại hóa quy định đã chia sẻ tin tức thú vị rằng các cơ quan của Virginia đã vượt qua mục tiêu giảm 25%. Tin tức đó thậm chí còn thú vị hơn khi bạn xem xét thực tế là các cơ quan của Virginia đã giảm độ dài của các tài liệu hướng dẫn của họ xuống 47.9%, hoặc 11.5 triệu từ. Để tham khảo, điều đó tương ứng với:

• Dài hơn 14 lần so với Kinh thánh King James
• Dài hơn 19 lần Chiến tranh và hòa bình
• Dài hơn 24 lần so với bộ ba phim Chúa tể của những chiếc nhẫn

Mặc dù những kết quả này rất ấn tượng, các cơ quan tại Virginia vẫn đang tiếp tục đạt được tiến bộ. Sau đây là một số điểm nổi bật.

 

Sở Dịch vụ Hỗ trợ Y tế cắt giảm độ dài của Chương Sổ tay Hướng dẫn Hành nghề hơn 90%.

Sở Dịch vụ Hỗ trợ Y tế (DMAS) ban hành các hướng dẫn cung cấp dịch vụ dài dành cho nhiều chuyên gia y tế khác nhau. Những tài liệu này cung cấp thông tin có giá trị về các yêu cầu của Medicaid và có thể dài tới hàng trăm trang.

DMAS gần đây đã cập nhật một số hướng dẫn này để bao gồm ngôn ngữ chuẩn được sắp xếp hợp lý. Gần đây nhất, nó đã thêm mẫu này vào Sổ tay hướng dẫn thực hành, cắt giảm tài liệu xuống 90%! Nó cũng cắt hơn 10,000 từ - không có Chiến tranh và hòa bình nhưng vẫn có độ dài gần bằng The Fall of the House of Usher (11,165) của Edgar Allan Poe.

 

Bộ Đường sắt và Giao thông công cộng hợp nhất một số tài liệu hướng dẫn.

Bộ Đường sắt và Giao thông Công cộng gần đây nhận ra rằng họ có ba tài liệu hướng dẫn liên quan đến việc tài trợ cho các dự án đường sắt. Thay vì tiếp tục duy trì những tài liệu hướng dẫn riêng biệt, Bộ đã quyết định hợp nhất chúng thành một tài liệu hướng dẫn duy nhất.

Sự thay đổi này cho phép Bộ cắt giảm tổng độ dài của tài liệu xuống 73% hoặc 56 trang. Điều đó sẽ giúp người xin trợ cấp dễ dàng tìm thấy những gì họ cần, chỉ cần một hướng dẫn đơn giản thay vì nhiều tài liệu dài dòng.

 

Chương trình thí điểm đang được triển khai bằng AI sẽ thúc đẩy việc giảm thêm độ dài của tài liệu hướng dẫn.

Văn phòng Quản lý Quy định đang làm việc với một công ty tư vấn đã phát triển một công cụ AI để quét các tài liệu quy định nhằm tìm ra biện pháp cắt giảm khả thi. Đối với các tài liệu hướng dẫn, công cụ này có thể gợi ý cách diễn đạt cùng một nội dung bằng ít từ hơn.

Khi chương trình thí điểm này tiến triển, ORM sẽ gửi báo cáo tới các cơ quan để xác định những biện pháp cắt giảm có thể thực hiện. Các cơ quan hiện đang nỗ lực giảm hơn một nửa độ dài của các tài liệu hướng dẫn và công cụ mới này sẽ giúp đảm bảo rằng các tài liệu đó được tinh giản nhất có thể.